Effectivement, l’email que vous allez envoyer à un client sera le reflet de votre image et professionnalisme, mais également une partie de votre personnalité.

Voici donc quelques règles de base qui pour certains sont évidentes et pour d’autres plus ou moins.

Au niveau de la messagerie en elle-même :

- Supprimez l’envoi automatique à la fermeture du message, cela peut vous sauver la mise si vous avez oublié un détail ou indiqué un mauvais destinataire.
- Indiquez bien votre nom et prénom ou le nom de votre entreprise dans le paramétrage de votre messagerie. Ainsi le destinataire saura d’où vient le mail avant son ouverture et cela facilitera également la mise sous contact de sa part.
- Créez une signature automatique comportant (* mention minimum):

Cordialement,*

Votre Prénom et Nom*
Votre poste dans l’entreprise*
Votre Entreprise*
Téléphone et GSM* (vous pouvez indiquer si il s’agit d’une ligne direct ou un standard)
Site internet*
Adresse de l’entreprise
Logo en miniature

- Si vous souhaitez envoyer votre Vcard en pièce jointe, prenez soin de l’envoyer uniquement lors du premier contact.

- Pour des suites de mail sur un même sujet, il est également bien de ne pas répéter toute la signature, Cordialement, votre Prénom et Nom peuvent suffire.

Le message :

Sujet et options

- Le sujet du message doit donner à l’interlocuteur l’idée du contenu du message.
- Evitez l’option d’accusé réception, beaucoup de messageries n’en tiennent pas compte, et beaucoup de personnes ne l’utilisent pas en retour.

- Vous pouvez utiliser l’option prioritaire, si vous estimez que votre message l’est vraiment.

- Vous devez envoyer à plusieurs personnes, soyez vigilant, vous avez trois possibilités :

A : destinataire principal (visible de CC et de CCi)

CC : destinataires secondaires (visible de A et de CCi)

CCi : destinataires cachés (invisible de A et de CC)

- Concernant les envois groupés vérifiez la compatibilité de votre serveur messagerie. Certaines messageries ne permettent pas d’envoyer à plus de 10 destinataires, d’autre 50 ou 100.

Corps de message

- Tout d’abord, « Bonjour + Monsieur ou Madame, etc… + Nom ». Cela parait pompeux, mais nous sommes sur une base de relation professionnelle.

- Votre message doit être clair, sans fautes d’orthographe, pas de langage SMS.

- Pensez à relire votre message et à bien vérifier que vous n’avez rien omis. Une fois envoyé c’est trop tard.

- Insérez la signature.

Les réponses

- Evitez de répondre dans le corps de message de votre interlocuteur, sous une de ses phrases ou questions.

- Répondre au-dessus du message de votre interlocuteur, ainsi il aura la réponse dès l’ouverture. Si il fait de même vous aurez l’historique des échanges chronologiquement.

Les pièces jointes

- Elles doivent être d’un format inférieur à 5MO par envoi sinon votre message risque d’être rejeté
- Elles doivent être identifiables facilement, ex : devis_durand_10_11_2011.pdf

Mail Delivery Subsystem :

Vous recevez ce type de mail, votre message n’est pas arrivé à destination. La raison est dans le corps du message, voici les principales :
- mauvaise adresse
- boite du destinataire pleine
- votre serveur mail est black listé, mais attention votre message peut passer dans les spams sans que vous soyez prévenu ou votre serveur black listé.
- votre pièce jointe est trop volumineuse
- vous avez trop de destinataires groupés

E mailing :

Pour tout ce qui Emailing,  c’est différent. Nous vous conseillons vivement de passer par un professionnel.
Envoyer des emails en masse c’est une chose, mais faire qu’ils ne passent pas en spam et qu’ils s’affichent correctement dans tous les logiciels de messagerie,  ce n’est pas évident. Sans parler du risque de vous faire éjecter de votre messagerie ou de black lister votre serveur.

Nous restons bien entendu à votre disposition pour plus d’informations.